AIで議事録を作る方法｜決定事項とタスクが残る実践手順

01AI議事録の基本フロー

02ステップ1：会議前に出力フォーマットを決める

会議が終わってから整理方法を考えると、必要な情報が抜けます。先に「会議の目的」「決定事項」「保留事項」「タスク」「担当者」「期限」「次回議題」の欄を用意してください。

定例会議なら毎回同じ型を使います。AIへの指示も固定しやすくなり、参加者も何を発言すべきか理解しやすくなります。

03ステップ2：文字起こしと補足メモを分けて渡す

文字起こしには、誤変換、話者の取り違え、言い直しが含まれます。AIへ渡すときは、確定した補足情報と、生の文字起こしを区切ってください。

会議名、日時、参加者などの確定情報は補足欄へ。本文にない担当者や期限をAIが推測しないよう、明示的に禁止します。

次の会議記録から議事録を作成してください。

出力項目：
1. 会議の目的
2. 決定事項
3. 未決事項
4. タスク（担当者・期限・完了条件）
5. 次回確認事項

ルール：
- 記録にない内容を補わない
- 担当者や期限が不明なら「要確認」と書く
- 意見と決定事項を混同しない
- 最後に、人が確認すべき箇所を列挙する

会議情報：
［ここに会議名・日時・参加者］

文字起こし：
［ここに記録］

04ステップ3：人が確認する5項目

AIの出力が読みやすくても、会議の事実と一致するとは限りません。特に、決定事項と担当・期限は録音や参加者の認識と照合してください。

• 決まっていないことが「決定」と書かれていないか
• 担当者名、会社名、商品名に誤りがないか
• 期限の日付と曜日が一致しているか
• 発言の一部だけが切り取られ、意図が変わっていないか
• 個人情報や共有範囲外の内容が残っていないか

05議事録をタスク管理へつなげる

議事録を保存して終わりにせず、タスク部分をプロジェクト管理表へ移します。そのとき「担当者」「期限」「完了条件」の三つが揃っていないものは、実行可能なタスクではありません。

毎回同じ項目で議事録を作ると、未完了タスクや繰り返し議題も見つけやすくなります。AIは記録担当、人は優先順位と責任を決める担当、と役割を分けましょう。